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Veranstaltungsorganisation

Das Spektrum von Agenda-Gruppen-Veranstaltungen ist sehr breit - z.B. Diskussionsveranstaltungen, Informationsstände, Ausstellungseröffnungen, Weihnachtsfeiern u.v.m. Jede Veranstaltung hat einen eigenen Charakter. Daher gibt es auch kein Schema F, nachdem man jede beliebige Veranstaltung abspulen könnte. Im Folgenden finden Sie daher Klärungsfragen und Checklisten, die Ihnen helfen, die passenden Vorbereitungen in die Wege zu leiten.


Manchmal bieten sich auch Anlässe für richtig große Events, wie Parkeröffnungen oder Straßenfeste mit mehreren hundert Gästen. Bei Großveranstaltungen helfen die MitarbeiterInnen des Agenda-Büros tatkräftig mit. Kleinere Veranstaltungen können acuh von den Gruppen selbst organisierst werden.

Das Programm

Was sollen die Hauptprogrammpunkte sein?
z.B. ein Referat, Festreden, ein Kabarett, eine Lesung, ein Planspiel, eine Filmvorführung,...

Soll es ein Rahmenprogramm geben?
z.B. Musik, Eröffnungsrede, Buffet, Kinderbetreuung,...

Wer macht die Rahmenmoderation?

Was ist ein guter Zeitpunkt?

  • Machen Sie einen passenden Ablauf und schätzen Sie die Zeit möglichst genau für jeden Programmpunkt


Die Räumlichkeiten

Mit wie vielen Gästen rechnen wir?

Brauchen wir Tische, Sessel, eine Bühne...?

Wie ist der Ort erreichbar?

  • Verfügbarkeit prüfen und Raum reservieren
  • Ist der Veranstaltungsraum(ort) gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?
  • Ist der Veranstaltungsraum(ort) barrierefrei?

Handelt es sich um eine Freiluftveranstaltung?

  • Antrag auf Genehmigung bei der MA46-G einbringen (Musterantrag siehe Downloads)
  • Wenn möglich, eine Alternative für Schlechtwetter vorbereiten


Dies & Das

  • Bewirtung - denken Sie an bio & fair; die MitarbeiterInnen vom Agenda-Büro helfen bei der Suche nach Sponsoring
  • Kinderbetreuung - sofern das Programm nicht ohnehin kinderfreundlich ist, bewährt sich eine Kinderbetreuung; Sie können um Anmeldung dafür bitten, damit Sie die Betreuungsperson nicht unnötig bestellen
  • Infotisch - für diverse Flyer und Infos, ev. auch Bücher
  • Fotoapparat - mit funktionierenden Batterien


Die Bewerbung

Schreiben sie einen kurzen Einladungstext, der die W-Fragen beantwortet: Was, Wann, Wo, Wer

Für kleinere Veranstaltungen eignen sich:

  • E-Mail-Einladung
  • Homepage
  • Veranstaltungskalender
  • Flyer

Für größere Veranstaltungen lohnen sich zusätzlich:

  • Plakate
  • Presseaussendung


Checklisten

Großveranstaltungen brauchen einen Zeitplan mit allen Arbeitspaketen: Was muss bis wann erledigt sein. Sonst verliert man rasch den Überblick.

Für kleinere Veranstaltungen reicht die handliche "Checkliste für Veranstaltungen" (siehe Downloads), die Ihnen auf einer Seite einen Überblick verschafft und die Sie immer dabei haben sollten.

Im Rahmen des Themas Integration & Diversität haben wir bei der Agenda 21 Plus auch eine eigene "Checkliste für Zielgruppen" (Frauen, alte Menschen, Menschen mit Migrationshintergrund,...) erarbeitet – wie man sie erreicht und was man beachten sollte (siehe Downloads).

Genehmigung von Veranstaltungen im öffentlichen Raum

Veranstaltungen auf Gehsteigen, Plätzen etc. müssen von der MA46-G bewilligt werden (Musterantrag siehe Downloads). Nach der Einreichung bekommen Sie eine Einladung zu einer Ortsverhandlung. Dort werden diverse Sicherheitsfragen geklärt. Am besten Sie lassen sich von einem/er Mitarbeiter/in des Agenda-Büros begleiten und versuchen für alle Sicherheitsanforderungen Lösungen zur beiderseitigen Zufriedenheit zu finden. Für ev. Straßensperren müssen die erforderlichen Schilder selbst aufgestellt werden.

 

Erfahrungsberichte

Weitere Downloads

 

 

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