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Wie arbeitet eine Agenda-Gruppe?

Agenda-Gruppen arbeiten ehrenamtlich und weitgehend selbstorganisiert. Beratend steht ihnen das Team in den Agenda-Büros zur Seite. Im Folgenden haben wir Bewährtes und Hilfestellungen für die Teamarbeit zusammengestellt.


    Prinzipien

  • Agenda-Gruppen arbeiten freiwillig und im Idealfall selbstorganisiert.
  • Agenda-Gruppen entsenden einen/e Sprecher/in in die Steuerungsgruppe.


   

    Häufige Fragen & Bewährtes


Wie oft treffen sich Agenda-Gruppen?

  • Agenda-Gruppen treffen sich je nach Ihren Arbeitsschritten unterschiedlich oft. Es ist anzustreben regelmäßige Treffen einzuführen, um ein kontinuierliches Arbeiten zu erleichtern. Sei dies einmal pro Monat, alle 2 Monate oder quartalsmäßig.


Wie läuft eine Gruppen-Sitzung ab?

  • Sitzungen und div. Besprechungen können in den Räumen der Agenda-Büros abgehalten werden. Wer lieber in ein Lokal geht, sollte darauf achten, dass es entsprechend ruhig ist (z.B. Extrazimmer).
  • Für jedes Treffen kann ein anderes Gruppenmitglied die Zusammenstellung der Tagesordnung und die Moderation übernehmen. Sollte dies für die Mitglieder nicht bewältigbar sein, so unterstützen die Mitarbeiter/innen der Agendabüros.
  • Ein kurzes Protokoll mit Vereinbarungen und To Dos (Wer macht Was bis Wann) kann von einem Mitglied der Agendagruppe oder von einem/einer Mitarbeiter/in des Agendabüros verfasst werden.
  • Bei Entscheidungen wird ein Konsens in der Gruppe angestrebt. Alle Gruppenmitglieder sollen sich mit der Entscheidung identifizieren können. Bei schwierigen Entscheidungen kann ein/eine Mitarbeiter/in des Agenda-Büros um Moderation gebeten werden.
  • Am Ende der Sitzung nicht vergessen: nächsten Termin, Treffpunkt und evt. Moderation festlegen.
  • Den nächsten Termin im Agenda-Büro bekannt geben.


Wie kommunizieren Agenda-Gruppen?

  • Gruppen-Sitzungen: Hier werden Inhalte besprochen und Entscheidungen getroffen.
  • e-Mail-Verteiler: Um auch diejenigen auf dem Laufend zu halten, die nicht immer dabei sein können, werden Protokolle, Termine, div. Einladungen, Weblinks u.Ä. per Mail an alle Gruppenmitglieder geschickt. Ein Verteiler wird gemeinsam mit dem Agenda-Büro angelegt und laufend aktualisiert.
  • Homepage: Jede Gruppe kann sich mit Zielen, Terminen und Veranstaltungen auf der la21wien-Webseite präsentieren. Damit werden auch Interessierte über den Bezirk hinaus informiert.
  • Telefon: Das gute alte Telefon kommt dann zum Einsatz, wenn jemand keinen Internetzugang hat. Die wenigen KollegInnen müssen dann telefonisch über anstehende Termine etc. informiert werden. Auch für kompliziertere Klärungen empfiehlt sich das Telefon, da per Mail durch die verkürzte Darstellung häufig unnötige Missverständnisse entstehen.


Welche Unterstützung bekommen Agenda-Gruppen?

  • Anerkannte Agenda-Gruppen bekommen vom Agenda-Büro Unterstützungsleistungen. Die Büro-MitarbeiterInnen unterstützen bei der Zieldefinition und bei fachlichen Fragen, mit Moderation und Öffentlichkeitsarbeit, bei der Suche nach Finanzierungen u.v.m. Das detaillierte Angebot finden Sie unter "Unterstützungsangebote"

 
   
    Wissenswertes über Teams


Die Arbeit in Teams macht Spaß, wenn man ein paar Grundregeln beherzigt und versteht, wie Teams "ticken".

  • Rollen in Teams

Die Zusammenarbeit in Teams funktioniert dann gut, wenn alle Mitglieder gleiche Mitsprachemöglichkeiten haben und in verschiedene Rollen schlüpfen können. Beispielsweise soll möglich sein, einmal voranzupreschen, treibende Kraft zu sein und ein anderes Mal zu bremsen, das kritische Korrektiv zu sein. Allen Rollen kommt eine wichtige Funktion zu - mehr siehe Downloads unten "Rollen und Phasen von Teams".

In solchen Teams mit flacher Hierarchie hat sich eine rotierende Moderation bewährt. Damit können alle Gruppenmitglieder die dies möchten einmal die Führungsrolle übernehmen. Will man wichtige Inhalte einbringen, gibt man die Moderation besser ab. Auf diese Weise kann man einmal führen und sich führen lassen und entlastet sich gegenseitig.

Hinweis: Die Agenda-Gruppen entsenden eine/n Sprecher/in in die Steuerungsgruppe. Sie sind aber nicht automatisch Gruppenleiter/innen.

  • Phasen von Teams

Teams durchleben verschiedene Phasen, die sich grob unterteilen lassen In: 1. Orientierungsphase, 2. Kampfphase, 3. Kooperationsphase und 4. Integrationsphase. Nach einem ersten freundlichen Kennenlernen ist auch die 2. Phase des "Zusammenstreitens" wichtig, um unterschiedliche Sichtweisen und Missverständnisse zu klären. Die Klärungsphase ist eine Voraussetzung für die 3. Phase der Umsetzung - mehr siehe Downloads "Rollen und Phasen von Teams".

Die Auseinandersetzung in Teams ist daher nicht zu scheuen, sonder offensiv und konstruktiv anzugehen. D.h. bei der Kritik ist darauf zu achten, dass sie wertschätzend formuliert wird, sodass man sich weiterhin gut begegnen kann und nicht alle Türen zuschlägt.

  • Kommunikationsregeln

Für eine konstruktive Kritik helfen Feedbackregeln - siehe Download unten.

Zu einem wertschätzenden Umgang gehört, dass man sich aktiv zuhört, ausreden lässt und versucht, den/die andere/n wirklich zu verstehen. Ist man sich nicht sicher, ist der erste Schritt nachzufragen, bevor sich Missverständnisse einschleichen. Erst dann macht es Sinn, seine gegebenenfalls andere Sichtweise darzulegen. Dies sollte man beschreibend und nicht wertend tun. Also: "Ich sehe das so..." und nicht: "Ich finde das besser..." Anschließend kann man pro und contra sammeln und abwiegen.

Beherzigt man diese einfachen Tipps, kommt es sicher zu weniger Missverständnissen und Konflikten. Ein guter Weg ist auch, sich als Gruppe selbst Regeln zu geben.


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